Handleiding – Kweek- & Boekhoudadministratie
Met dit bestand houd je alles overzichtelijk bij: je vogels, je koppels, kweekresultaten en ook je uitgaven en verkopen. Alles werkt in Google Sheets → dus overal beschikbaar, zowel op je laptop als mobiel.
1. Eerste keer instellen
- Je hebt een gratis Google-account nodig om het bestand te gebruiken. Heb je er nog geen? Maak er eenvoudig één aan via https://accounts.google.com/signup.
- Klik op de downloadlink en maak een kopie in je eigen Google Drive.
- Open het bestand in Google Sheets.
- Vul je verkopergegevens in bij Instellingen (naam, adres, e-mail, IBAN, KvK, BTW).
2. Vogels invoeren
- Ga naar Vogel invoeren.
- Vul alle vogels in: Volgnr., Ringnr., Soort, Kleur, Geslacht, Geboortejaar.
- Het Volgnummer wordt automatisch gegenereerd.
- Tip: voer dit eerst netjes in, dan werkt de rest van het bestand makkelijker.
3. Kweekkaarten gebruiken
- Elke kweekkaart hoort bij één koppel (man + pop).
- Ga naar Kweekkaarten.
- Vul linksboven Kweekjaar, Ronde, Kooinummer in.
- Kies in het rode vakje bij Volgnr. Man het juiste volgnummer (uit Vogelbestand).
- Kies in het rode vakje bij Volgnr. Pop.
- Alle gegevens (Ringnr., Soort, Kleur) vullen dan automatisch in.
- Vul per ei in: Gelegd, Bevrucht, Uitgekomen, Geringd, Jeugdrui, Ringnr., Geslacht, Kleur, Gezet op.
- Onderaan is ruimte voor opmerkingen.
4. Nieuwe kweekkaart maken voor extra koppels
- Selecteer onderaan het tabblad Kweekkaarten.
- Klik rechts → Dupliceren.
- Hernoem het tabblad naar de naam van het koppel, bv. Koppel 1 of Kooi 7.
- Vul daar de gegevens van dat nieuwe koppel in.
- 👉 Zo heb je voor ieder koppel een aparte kaart, zonder dat je oude gegevens kwijtraakt.
5. Koppels overzicht
- Er is een tabblad Koppels (of maak die zelf) waarin je de namen van de tabbladen van je koppels opschrijft.
- Zo houd je overzicht van alle koppels die je hebt.
6. Stamboom
- Ga naar het tabblad Stamboom.
- Kies het volgnummer van een vogel.
- Je ziet automatisch de ouders, grootouders en overgrootouders met hun ringnummers.
7. Dashboard
Het Dashboard is je startpunt: in één oogopslag zie je de belangrijkste gegevens van je vogels en hun prestaties.
Wat je ziet:
- Totaal vogels: het aantal geregistreerde vogels.
- Mannen & Poppen: aantal mannetjes en poppen.
- TT resultaten: hoeveel vogels meedoen aan tentoonstellingen en hun behaalde punten.
- Koppels: het aantal gekoppelde vogels.
- Navigatie: knoppen of links naar belangrijke tabbladen zoals Vogelbestand, Kweekanalyse en TT resultaten.
8. TT resultaten
- Hier vul je de uitslagen van tentoonstellingen in.
- Vul Volgnr, Punten, TT-naam en Datum in.
- Alle andere gegevens (Ringnr, Soort, Kleur, Ringmaat, Klassenummer) worden automatisch ingevuld vanuit Vogelbestand.
- Zo wordt direct duidelijk welke vogels goed scoren en worden de gegevens gebruikt voor TT Overzicht en Kweekanalyse.
9. TT Overzicht
- Geeft een samenvatting van alle TT-resultaten per vogel.
- Je ziet per vogel:
- Totaal Punten: alle behaalde punten bij elkaar opgeteld.
- Beste Score: hoogste score die de vogel ooit haalde.
- Aantal Shows: hoe vaak de vogel aan een TT deelnam.
- Laatste TT-datum: wanneer de vogel voor het laatst meedeed.
- Handig om snel te zien welke vogels goed presteren.
10. Kweekanalyse
- Hier zie je overzichtelijk hoeveel jongen elk koppel heeft voortgebracht.
- Voor elk koppel zie je:
- Vader Volgnr en Moeder Volgnr
- Aantal jongen
- Volgnummers van de jongen
- De prestaties van de jongen (punten bij TT) worden automatisch meegenomen.
- Handig om te bepalen welke koppels veelbelovend zijn voor toekomstige kweek.
11. Boekhouding
- Aankoop: voer aankopen in (voeding, kooien, nesten, medicatie, etc.).
- Verkoop: voer verkopen in (vogels of materialen).
- BTW wordt automatisch berekend (of zet uit bij Instellingen).
- Boekhouding geeft overzicht van kosten, opbrengsten en resultaat per categorie.
12. Factuur maken
- Ga naar Factuur.
- Kies een factuurnummer in cel B11 (komt uit het verkoopblad).
- Verkoper- en kopergegevens vullen automatisch in.
- Factuurregels worden automatisch geladen.
- Print op A4 of exporteer naar PDF.
- Gebruik de knop E-mail opstellen om de factuur direct via e-mail te sturen.
13. Jaar wisselen
- Wil je een nieuw kweekjaar starten?
- Maak een kopie van het hele bestand (Bestand → Kopie maken).
- Zo blijft je oude administratie bewaard en begin je met een schone administratie.
👉 Dit bestand is ontworpen zodat iedereen ermee kan werken, ook als je geen ervaring hebt met Excel of boekhouding. Alles gaat met simpele invulvelden en automatische berekeningen.